Gestão Ágil — Procedimentos

Passo a passo para organizar trabalho de pesquisa, curadoria, exposições e eventos em ciclos curtos

Rituais (reuniões & sprints)Critérios de qualidade

Ilustração de fluxo com etapas do processo ágil

Procedimentos essenciais (visão geral)

Aqui, procedimentos são o “como fazer” do nosso modo de trabalhar: montar e priorizar um backlog, planejar um ciclo curto (1–4 semanas), executar com acompanhamento leve, revisar qualidade com critérios combinados, publicar/mostrar resultados parciais e registrar o que aprendemos para o próximo ciclo.

O objetivo é clareza, qualidade e transparência para pesquisa, curadoria e difusão — sem jargões técnicos ou ferramentas obrigatórias. Planilhas, quadros Kanban e fichas mínimas já bastam quando seguimos um procedimento claro.

1) Preparar o terreno

Definir objetivos do projeto e escopo do ciclo (o que cabe em 1–4 semanas).
Confirmar papéis e responsabilidades e o canal de comunicação do grupo.
Escolher a ficha mínima e os vocabulários controlados que serão usados.
Estabelecer convenção de nomes de arquivos e local de guarda (versões/backup).
Combinar o registro leve de decisões e pendências (notas curtas).

2) Montar o backlog

Listar itens por conjuntos/temas (ex.: sala, lote, série documental, conteúdo educativo).
Escrever cada item de forma simples, com responsável e prioridade.
Marcar dependências e “bloqueios” (o que precisa acontecer antes).
Usar estimativa qualitativa (P/M/G) para caber no ciclo sem sobrecarga.

3) Planejar o ciclo (1–4 semanas)

Selecionar do backlog o que entra no ciclo (capacidade real do grupo).
Definir critérios de “pronto” para cada entrega (o que será verificado).
Criar o quadro Kanban do ciclo: A fazer → Em curso → Revisão → Pronto.
Agendar reuniões curtas (planejamento, check-ins, revisão e retrospectiva).

4) Executar e acompanhar

Movimentar itens no Kanban e fazer check-ins rápidos (barreiras e próximos passos).
Registrar decisões e exceções em notas curtas (prestação de contas).
Dar visibilidade ao andamento com exemplos parciais (rascunho de rótulo, amostra do lote).

5) Revisar qualidade (checagem)

Ficha mínima completa e coerente; vocabulário controlado aplicado.
Direitos/licenças definidos; consentimentos quando necessário.
Acessibilidade e multilinguagem (linguagem clara, alt-text, contraste; traduções priorizadas).
Integridade de arquivos e versões (nomes padronizados, conferência básica).
Revisão por pares (amostra pequena) e correções antes de publicar.

6) Publicar / mostrar

Publicar o lote/sala/conteúdo aprovado e registrar onde foi publicado.
Comunicar o resultado (site, redes, parceiros) e coletar feedback estruturado.
Registrar métricas simples (cobertura, consistência, reuso, audiência).

7) Retrospectiva e próximos passos

O que funcionou, o que impediu e o que vamos ajustar no próximo ciclo.
Atualizar backlog e prioridades com base no que aprendemos.
Registrar lições aprendidas e referências (ex.: exemplos de rótulos e ficha bem-sucedida).

Boas práticas

Comece pequeno (piloto), antes de escalar a todo o acervo/exposição.
Trate acessibilidade e multilinguagem como requisito técnico-editorial.
Mantenha critérios de qualidade explícitos e visíveis ao grupo.
Use vocabulário controlado e exemplos de preenchimento na ficha mínima.

Erros comuns (e como evitar)

Planejar demais e publicar de menos → prefira ciclos curtos e entregas visíveis.
Critérios implícitos → escreva o que é “pronto” para cada tipo de entrega.
Ignorar direitos e ética → verifique licenças/consentimentos antes da publicação.
Falta de registro → decisões e exceções em notas breves ajudam na continuidade.

Próximos passos

Papéis & Responsabilidades

Quem faz o quê e como colaboramos.

Backlog & Priorização

Como listar e escolher o que entra no ciclo.

Critérios de Qualidade & “Pronto”

O que checar antes de publicar.

Reuniões & Sprints

Rituais simples para planejar e revisar.

Métricas de Progresso

Indicadores úteis para acervos e difusão.

Benefícios

Ganhos práticos ao trabalhar por ciclos.