Planejamento da sprint (45–60 min)

Pauta: 1) Objetivo da sprint; 2) Itens que entram (prioridade e tamanho); 3) Critérios de pronto; 4) Riscos e dependências; 5) Quem faz o quê.
Saídas: meta escrita, lista final de itens e critérios combinados.

Reunião rápida (10–15 min, 2–3×/semana)

Pauta: 1) O que fiz; 2) O que farei; 3) Bloqueios.
Regra de ouro: não resolver problemas ali — registrar impedimentos e tratar fora do encontro.

Revisão (30–45 min)

Pauta: 1) Mostrar entregas; 2) Ouvir feedback; 3) Decidir publicações parciais; 4) Próximos passos imediatos.

Retrospectiva (30–40 min)

Pauta: 1) O que funcionou; 2) O que atrapalhou; 3) 1–3 melhorias concretas (com responsável e prazo) para testar no próximo ciclo.

Definição de Pronto (DoD)

Conjunto de condições para considerar um item concluído com qualidade (ex.: ficha mínima completa, integridade verificada, direitos definidos, registro como “pronto”).

Pronto para Entrar (DoR)

Condições para um item poder entrar na sprint (objetivo claro, exemplos de preenchimento, dependências mapeadas). Evita tarefas nebulosas.

Limite de WIP

Quantidade máxima de itens simultâneos por pessoa/equipa. Menos filas, menos retrabalho, mais foco.

Sprint de 1 semana

• Seg: Planejamento (45 min)
• Ter/Qui: Reunião rápida (10–15 min)
• Sex: Revisão (30 min) + Retro (30 min)
• Uso: lotes pequenos, validações pontuais, provas de conceito.

Sprint de 2 semanas

• Seg(1): Planejamento (60 min)
• Qua/Sex (semana 1) e Ter/Qui (semana 2): Reuniões rápidas
• Sex(2): Revisão (45 min) + Retro (30 min)
• Uso: acervos médios, múltiplas frentes (descrição/digitalização).

Sprint de 3 semanas

• Seg(1): Planejamento (60 min)
• Seg/Qua/Sex: Reuniões rápidas semanais
• Qui(3): Revisão (60 min) + Retro (40 min)
• Uso: equipas com menos disponibilidade e entregas mais densas.

Convidar para a Revisão

Selecionar representantes para revisar termos e contextos; preparar exemplos antes; registrar contribuições e dar créditos.

Tempo e linguagem

Materiais em português claro; evitar jargão; timebox respeitoso (até 45 min); perguntas objetivas e espaço para comentários livres.

Decisões sensíveis

Registrar justificativas e consensos; quando não houver acordo, publicar com notas de contexto e mecanismo de contestação/correção.

Antes

Agenda e materiais com antecedência; teste de áudio/vídeo; link único; gravação quando apropriado; acessibilidade (legendas/alt text).

Durante

Regra 80/20 (ouvir mais); levantar mão; moderar tempo; decisões registradas no ato; resoluções fora do encontro.

Depois

Ata curta (decisões, responsáveis, prazos); arquivos organizados; tarefas lançadas no quadro único (Kanban).

Digitalização

10–50 itens com matriz + derivado web; foco e cor verificados; convenção de nomes aplicada; relatório curto.

Catalogação

Ficha mínima padronizada aplicada; vocabulário controlado testado; inconsistências mapeadas.

Acessibilidade

Alt text implementado; contraste validado; teste com leitor de ecrã; lista de melhorias priorizada.

Curadoria digital

Narrativa inicial (linha do tempo/mapa) com 15–30 itens; notas de contexto e créditos; feedback coletado.

Ética e direitos

Matriz de decisão aplicada ao lote; consentimentos registrados; notas sobre termos sensíveis publicadas.

Anti-padrões (evite)

• Reuniões infinitas: sem timebox, sem pauta e sem decisões registradas.
• Sprint sem meta: tudo cabe, nada conclui. Mantenha objetivos e critérios de pronto objetivos.
• WIP excessivo: muitas coisas abertas ao mesmo tempo. Limitar WIP aumenta qualidade.
• Feedback tardio: mostrar só no fim. Prefira entregas pequenas e revisão frequente.

Checklists rápidos

• Planejamento: meta, itens priorizados, critérios de pronto, riscos, responsáveis, agenda das reuniões.
• Reunião rápida: fiz/farei/bloqueios, decisões registradas, impedimentos encaminhados, timebox respeitado.
• Revisão: entregas demonstradas, feedback anotado, publicar o que estiver seguro, próximos passos claros.
• Retrospectiva: manter / mudar / parar; 1–3 melhorias com responsável e data.